Komunikacja wewnętrzna – jakie narzędzia wybrać?

Efektywne funkcjonowanie przedsiębiorstwa zależy m.in. od sprawnej komunikacji wewnętrznej. Pracownicy powinni znać nie tylko cele i misję organizacji, ale także być na bieżąco z jej planami, nowymi procesami, czy zleceniami. Z wyprzedzeniem chcieliby też dostawać informacje o zbliżających się wydarzeniach. Bez tego ciężko wyobrazić sobie ich zaangażowanie w życie firmy, a co za tym idzie wydajność i poczucie satysfakcji z wykonywania codziennych obowiązków. Zaburzony przepływ danych może wręcz powodować (wynikające z niedopowiedzeń) konflikty i skutecznie obniżyć motywację. To z kolei prędzej, czy później prowadzi do zwiększonej fluktuacji kadr. Tak więc nie będzie przesadą stwierdzenie, że komunikacja wewnętrzna powinna być jednym z priorytetów polityki personalnej przedsiębiorstw. Jakie narzędzia pomogą odpowiednio o nią zadbać?

komunikacja wewnętrzna

Newsletter

To jedna z najbardziej popularnych opcji komunikowania ważnych informacji. Newsletter rozpowszechnia się z reguły w postaci e-maila, wpisu na blogu lub w mediach społecznościowych. Z założenia zawiera najistotniejsze z punktu widzenia firmy wiadomości, które w zwartej formie powinny trafić do pracowników. Ważna jest przy tym cykliczność dystrybucji (np. raz na tydzień, lub co miesiąc). Pewną niedoskonałością tego rozwiązania jest ryzyko zignorowania przez pracowników, którzy przy nadmiarze e-maili mogą go nawet nie otworzyć.

Blog

Istotą tego narzędzia jest dzielenie się wiedzą i doświadczeniem. W firmie może zatem służyć do przekazywania instrukcji, lub przybliżania technologii wykorzystywanych w projektach. Jest też dobrym miejscem do publikowania informacji na temat funkcjonowania firmy, ważnych ogłoszeń i aktualności. Warto przy tym włączyć opcję komentarzy, w ten sposób pracownicy mogą zadać konkretne pytania pod wpisem i wziąć czynny udział w komunikacji. Co niezwykle istotne, to regularne aktualizowanie bloga. By bowiem spełniał swe zadanie, musi “tętnić życiem”.

Firmowe media społecznościowe

Social media są narzędziem, które umożliwia najszybsze dotarcie z informacjami do odbiorców, stwarzając przy tym pole do dyskusji. Pracownicy w firmowych mediach społecznościowych mogą zadawać pytania oraz komentować pojawiające się tam posty. 

Intranet

To wewnętrzny (tylko do wglądu zatrudnionych) portal, czy strona firmy. W intranecie znajdują się wszystkie dane odnośnie funkcjonowania organizacji (np. procesy, dokumenty, wiadomości). Intranet stanowi zatem swego rodzaju bazę wiedzy – można znaleźć tam w zasadzie wszystko. Minusem tego rozwiązania, jeśli chodzi o komunikację, jest spory natłok informacji (opanowanie chaosu wymaga sporych nakładów pracy). 

Narzędzie do pracy zespołowej

Ostatnimi czasy jest to kluczowe narzędzie w większości firm. W związku z wybuchem pandemii i przejściem na pracę w trybie zdalnym (lub hybrydowym), powstały tzw. zespoły rozproszone, które nie mogą, jak dawniej, komunikować się bezpośrednio. Dlatego takie rozwiązania jak Slack, czy Teams święcą obecnie triumfy. Pozwalają bowiem na natychmiastową wymianę myśli między współpracownikami, umożliwiają opcję tworzenia grup, czy wymiany plików. Kompleksowość narzędzia przyspiesza komunikację, prowadzi do sprawnego załatwiania spraw i rozwiązywania problemów, a przy tym ogranicza liczbę wysyłanych e-maili. 

You may also like...