Co robić z dokumentami przysyłanymi przez kandydatów do pracy?
Zbiór danych osobowych należy zgłosić do GIODO
Firmy, która prowadzą rekrutację pracowników mogą być zalewane życiorysami i listami motywacyjnymi. Każdy kwestionariusz zawierający dane osobowe musi podlegać ochronie. To dotyczy także sytuacji, w których przedsiębiorstwo nie prowadzi naboru, ale i tak otrzymuje pisma od zainteresowanych pracą.
Ochrona danych osobowych jest w Polsce surowo przestrzegana. Dlatego brak wiedzy na temat przechowywania i przetwarzania danych osobowych może skutkować karą nałożoną przez Państwową Inspekcję Pracy lub pozwem sądowym ze strony właściciela danych.
Bezpieczne gromadzenie
Przedsiębiorcy zazwyczaj chronią w sposób należyty dane i dokumenty, które gromadzą podczas procesu rekrutacyjnego, ale już po jego zakończeniu można spotkać w biurach działów personalnych walające się stosy dokumentów rekrutacyjnych. Podobnie wygląda sytuacja, gdy firma nie prowadzi rekrutacji pracowników w danym momencie, ale gromadzi napływające dokumenty, by wykorzystać je w przyszłości. Co robić ze stertami CV, które przychodzą do naszej firmy?
Dostęp do informacji osobowych powinien być ograniczony wyłącznie do osób przeprowadzających rekrutację. Dokumenty, które nie są dłużej potrzebne należy bezwzględnie zniszczyć. Jeśli natomiast pracodawca chce gromadzić dane osobowe na cele przyszłej rekrutacji, to należy zgłosić taki zbiór do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
Administratorem danych może być […] osoba fizyczna, osoba prawna oraz jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, jeżeli przetwarza dane osobowe w związku z działalnością zarobkową, zawodową lub dla realizacji celów statutowych.
Zgłoszenia zbioru do GIODO można dokonać poprzez platformę e-giodo.
Zgoda na przetwarzanie
Zwykle w ofertach o pracę oraz w CV znajduje się klauzula zawierająca zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Czy zawsze jest ona konieczna? Otóż nie, ponieważ art. 221 kodeksu pracy wyraźnie wskazuje na dane osobowe, których może wymagać przedsiębiorca podczas prowadzenia rekrutacji. Taki zapis:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 27.08.1997 r., Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 923 ze zm
należy umieścić, gdy dokumenty zawierają inne dane iż te wykazane przez przepisy. Z kolei taka adnotacja:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez spółkę X danych osobowych zawartych w moim CV w celach związanych z organizowanymi w przyszłości naborami pracowników
jest konieczna, jeśli kandydat chce, by jego dokumenty mogły być brane pod uwagę także w innych procesach rekrutacyjnych. Jeśli pracodawca zamierza budować bazę kandydatów, to powinien wymagać tej klauzuli, a następnie zgłosić zbiór do GIODO.
