Potęga informacji zwrotnej

Badania z 2014 roku firmy Willis Towers Watson dotyczące czynników motywujących ukazały, że najistotniejszym elementem utrzymującym wysoki poziom zaangażowania i efektywności pracownika jest feedback oraz docenianie wkładu pracy. Natomiast najbardziej destrukcyjnie wpływa brak informacji zwrotnej. To często prowadzi bowiem do stresu związanego z wykonywanymi obowiązkami. Jak w takim razie powinien wyglądać feedback? Jakie informacje powinien zawierać? 

Definicja feedbacku

Termin feedback jest używany w wielu różnych kontekstach. W Polsce w sferze biznesowej można spotkać polski odpowiednik tego słowa, czyli informacja zwrotna. Należy jednak zdać sobie sprawę, że tak naprawdę każdy styka się z tym zjawiskiem na co dzień – w życiu rodzinnym lub podczas rozmów z kolegami, kiedy otoczenie informuje daną osobę o swojej ocenie działań.   

Niestety zwykle to zjawisko jest kojarzone negatywnie, z krytykanctwem. Właśnie z tego powodu kluczowa staje się umiejętność konstruktywnego przedstawienia feedbacku. Nie powinno się ulegać subiektywnej ocenie danej osoby. Niezależnie od osobistego wrażenia wywołanego zachowaniem pracownika. Należy mu udzielić informacji zwrotnej w sposób, który nie zniszczy motywacji a nawet przekona do rozwoju. W tym miejscu warto zaznaczyć, że feedback to również wyrażenie uznania i aprobaty dla działań podjętych przez członka zespołu. Zdecydowanie wzmocnią one chęć podjęcia kolejnych wyzwań. 

Informacja zwrotna krok po kroku

W przypadku rozmowy podwładny – manager informacja zwrotna służy ugruntowaniu w danym pracowniku pozytywnych zachowań oraz zwróceniu uwagi na pola do poprawy. Duże znaczenie odgrywa czas, w którym należy przekazać feedback. Najlepiej jest zrobić to w sposób jasny i zwięzły, zaraz po tym, gdy sytuacja (negatywna bądź pozytywna) miała miejsce. Powinno się przestrzegać zasady omawiania jednej konkretnej sytuacji podczas jednego spotkania oraz pamiętać o rzetelnej ocenie zachowania a nie danej osoby. Można wyróżnić cztery części takiej rozmowy.

Na początku warto skupić się na opisie zdarzenia, którego dotyczy spotkanie, by obie strony miały co do tego jasność. Jako kolejny krok zaleca się dokładne przedstawienie zachowania pracownika. Następnie przychodzi czas na przedstawienie konsekwencji wynikających z całej sytuacji, zarówno negatywnych i pozytywnych. Ostatni etap to przedyskutowanie oczekiwań wobec zachowania danej osoby w przyszłości w podobnej sytuacji lub wzmocnienie przekonania w pracowniku o jego właściwym podejściu. Duże znaczenie ma wysłuchanie perspektywy członka zespołu, by poznać jego odczucia w stosunku do całego zajścia. 

Ocena360°

Udzielenie informacji zwrotnej naturalnie wydaje się przypisane do relacji z przełożonym. Jednak niezwykle cenna jest także wiedza jaką da się uzyskać od współpracowników czy klientów. Do tego celu idealnie sprawdza się takie narzędzie jak Ocena 360°. Zakłada ono uzupełnienie przygotowanej przez dział HR lub agencję doradztwa personalnego ankiety we wskazanych obszarach takich jak wartość dla firmy czy stanowisko pracy. Odpowiedzi w formularzu są anonimowe dla zachowania poufności. Stosowanie wspomnianego rozwiązania zapewnia obiektywną i rzetelną ocenę. Jednym z ważniejszych aspektów tego narzędzia jest fakt, że pracownik poddawany ocenie również wypełnią tę samą ankietę, co pozwoli mu porównać własne odczucia z tym, co uważają inni. Pozwala ono także na zidentyfikowanie mocnych i słabych stron pracownika, co umożliwia kształtowanie dalszej ścieżki rozwoju. 

Korzyści płynące z narzędzia, jakim jest informacja zwrotna, dostrzegają czołowe postacie świata biznesu i nauki np. Bill Gates, mówiąc: “Wszyscy potrzebujemy ludzi, którzy udzielają nam feedbacku. Tak się rozwijamy i doskonalimy”. Jak widać obecność feedbacku w codziennej pracy motywuje do zmian i rozwoju na wszystkich szczeblach organizacji. Co za tym idzie, przeciwdziała również zwiększeniu wskaźnika fluktuacji kadr.   

You may also like...